Behördenpost für Immobilienmakler: Kontrolltermin zum Geldwäschegesetz – was tun?

Veröffentlicht am 19. März 2020 von Christian Esch

Behördenpost für Immobilienmakler - Halten sie die Anforderungen aus dem Geldwäschegesetz ein

Aktuell erhalten viele Immobilienmakler Behördenpost, bei der es um die Einhaltung der Vorschriften aus dem Geldwäschegesetz geht. Dabei wird von der Behörde ein Kontrolltermin zur Einhaltung des Geldwäschegesetzes vor Ort im Betrieb angekündigt.

Dieses Schreiben erhalten nicht nur Immobilienmakler, sondern nahezu alle Gewerbetreibende – vor allem jene, denen unterstellt wird, mit Bargeld zu tun zu haben, wie Automobilhändler. Der typische Immobilienmakler hat im Normalfall mit Bargeld nichts zu tun, da die Abwicklung der Immobilien-Transaktion vom Notar überwacht wird.

Zielgruppe der Behörden sind in erster Linie Automobilverkäufer

Die Zuständigkeit für den Kontrolltermin obliegt hierbei überraschenderweise nicht bei den Finanzdirektionen sondern für die Vor-Ort-Kontrollen sind in vielen Regionen die Aufsichtsbehörden – oftmals die Kreisverwaltungen – verantwortlich.

Das bedeutet, wenn Sie ein solches Schreiben erhalten, brauchen Sie erstmal nicht aufzuschrecken, denn in vielen Regionen wird sogar jedes Maklerunternehmen einen solchen Nachweis bei den Behörden erbringen müssen.

In manchen Regionen werden alle Maklerbetriebe geprüft

Heißt im Umkehrschluss auch: Wenn Sie bislang noch keine Post hierzu erhalten haben, können Sie damit rechnen, ein solches Schreiben innerhalb der nächsten Wochen oder Monate zu erhalten.

Was wird von den Behörden zum Geldwäschegesetz gefordert?

In dem Schreiben wird ein Termin für eine vor-Ort-Kontrolle im Gewerbebetrieb angekündigt. Hierbei wird kontrolliert, wie sorgfältig das Unternehmen seinen Verpflichtungen aus dem Geldwäschegesetz nachkommt.

Für den Kontrolltermin soll der Betrieb ein bis zwei Stunden Zeiteinsatz einplanen und folgende Unterlagen bereithalten:

– Kassenbücher (Barkasse) der Jahre 2018 – 2019
– Aufzeichnungen über die Identifizierung des Vertragspartners
– das Abklären und Identifizieren des sogenannten wirtschaftlich Berechtigten
– das Verfahren zur Bestimmung von politisch exponierten Personen
– Organisationsanweisungen, Belehrungsunterlagen, etc.
– Rechnungs- und Vertragsunterlagen zu den jeweiligen Geschäftsbeziehungen

Ziel: Vorbeugung von Geldwäsche und Terrorismus-Finanzierung

Ziel der Kontrolle ist die Vorbeugung von Geldwäsche und Terrorismus-Finanzierung. Da Betriebe nach § 52 Absatz 1 des Geldwäschegesetz verpflichtet sind, der zuständigen Aufsichtsbehörde auf Verlangen unentgeltlich Auskünfte über alle Geschäftsangelegenheiten zu erteilen.

Daher sollte dieser Pflicht unbedingt nachgekommen werden – ansonsten drohen hohe Bußgelder denn Geldwäsche ist kein Kavaliersdelikt.

So läuft der Kontrolltermin zum Geldwäschegesetz beim Immobilienmakler ab

Für den Kontrolltermin erhalten Sie gleichzeitig mit dem Anschreiben einen Fragebogen übermittelt, deren Beantwortung Sie frühzeitig erledigen sollten – das spart Zeit beim Kontrolltermin. Folgende 12 Fragen enthält beispielsweise ein solcher Fragebogen:

1. Wie viele Immobilien haben Sie im Jahr 2018 vermittelt?
Hierzu sollten Sie am besten eine Aufstellung sämtlicher im Jahr 2018 vermittelten Immobilien mit den entsprechenden Verkaufspreisen bereit halten.

2. In wie vielen Fällen haben Sie bei der Vermittlung von Immobilien Bargeld entgegen genommen?
Eine Frage, die ein seriöser Makler normalerweise mit „0“ beantworten sollte, da Transaktionen im Immobiliengeschäft vom Notar überwacht werden und ein Makler kein Bargeld entgegen nimmt.

3. Wie viele Mitarbeiter haben Sie?

4. Gibt es in Ihrem Unternehmen ein Konzept zur Verhinderung von Geldwäsche? Wenn ja bitte eine Kopie der entsprechenden Unterlagen beifügen.
Hierbei sollten Sie darlegen, wie Sie in Ihrem Unternehmen sicher stellen, dass Ihre Mitarbeiter kein Bargeld annehmen. Falls Sie in einem Immobilienverband wie dem IVD Mitglied sein sollten, gibt es hierfür entsprechende Schulungsunterlagen, die Sie hierfür verwenden können. Unter folgendem Link finden Sie beispielsweise eine Stellungnahme vom IVD, was es alles zu beachten gilt:
https://ivd.net/wp-content/uploads/2016/04/2012-09-03_IVD-Stellungnahme_Offene_Rechtsfragen_im_GwG_01.pdf

5. Wie schulen Sie Ihre Mitarbeiter?
In vielen Unternehmen geschieht dies über Besprechungen und/oder Email-Verteiler, in denen regelmäßig die aktuellsten gesetzlichen Anforderungen besprochen bzw. mitgeteilt werden. Falls Sie eine solche Mail oder Unterlagen hierzu vorliegen haben, ist dies sicher von Vorteil. Falls nicht, finden Sie unter folgendem Link die aktuelle Informationen zum Geldwäschegesetz, welche Sie an Ihre Mitarbeiter aushändigen sollten:
https://www.haufe.de/compliance/recht-politik/reform-des-geldwaeschegesetzes-bringt-verschaerfte-anforderungen_230132_398444.html

6. Wie prüfen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Mitarbeiter?
Hierbei geben Sie Auskunft, ob Sie sich vor der Einstellung ein Führungszeugnis aushändigen lassen oder ob Sie beispielsweise nur Mitarbeiter einstellen, die Sie persönlich kennen.

7. Wann und wie kommen Sie Ihrer Pflicht zur Identifizierung Ihrer Kunden und ggf. für diese auftretende Personen nach?
Dieser Punkt genießt besondere Aufmerksamkeit, da Sie als Immobilienmakler verpflichtet sind, die Identität Ihrer Kunden festzustellen und diese zu dokumentieren. Das bedeutet, dass Sie zu jedem Immobiliengeschäft eine Kopie des Personalausweises Ihres/Ihrer Käufer und Ihres/Ihrer Verkäufer vorliegen haben müssen.

8. Wann und wie klären Sie ab, ob Ihr Kunde für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt. Wie identifizieren Sie diesen gegebenenfalls?
Bei dieser Frage geht es darum, ob Ihr Kunde auch der Käufer ist. Die Identifikation geschieht im Normalfall per Abgleich mit dem Personalausweis.

9. Wie stellen Sie die Einhaltung der verstärkten Sorgfaltspflichten gegenüber politisch exponierten Personen sicher?
Diese Frage ist für 99 Prozent der Makler zu vernachlässigen, da nur sehr wenige Immobilienmakler in die Verlegenheit kommen Immobiliengeschäfte mit Politikern abzuwickeln. Gerade bei jenen Geschäften wird aber verstärkt darauf geachtet, dass solche Gelder nicht aus Geldwäschegeschäften kommen oder zur Terrorfinanzierung eingesetzt werden.

10. Wie dokumentieren Sie eingeholte Informationen und erhobene Angaben und wie langen bewahren Sie diese auf?
Als Unternehmer haben Sie die Pflicht Ihre Vertriebsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren, daher ist es dringend anzuraten dieser Pflicht nachzukommen.

11. Welche Maßnahmen gibt es in Ihrem Unternehmen um die Verpflichtung zur Meldung verdächtiger Vorgänge sicherzustellen?
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Geldwäschebeauftragten? Falls ja, sollten Sie diesen benennen – falls nein, sollten Sie dringend jemanden auserkoren, der diesen Part übernimmt.

12. Wie viele Verdachtsmeldungen haben Sie im Jahr 2018 an die dafür zuständigen Stellen übermittelt?

Ferner sollten Sie beim Termin Ihre Kassenbücher (Barkasse) den Prüfern zu den gewünschten Jahren vorlegen. Der Kontrolltermin dauert bei guter Vorbereitung selten länger als eine Stunde.

Läuft alles zur Zufriedenheit des Prüfers ab, erhalten Sie innerhalb weniger Tage ein weiteres Schreiben der Behörde, in dem Sie mitgeteilt bekommen, dass die Prüfung in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß verlief und es nichts zu beanstanden gab.

Bei Nichteinhaltung droht Bußgeld

Haben Sie einen Teil der gewünschten Unterlagen nicht vorliegen, wird ein zusätzlicher Kontrolltermin nach einiger Zeit vereinbart. Hier wird dann kontrolliert, ob Sie die gewünschten Sicherungsmaßnahmen der Prüfer einhalten. Ist dies dann immer noch nicht der Fall, droht Ihnen ein Bußgeld.

Daher sollten Sie bereits aus eigenem Interesse sehen, dass Sie erst gar nicht in die Verlegenheit geraten, dass Angaben fehlen oder Sie die Dokumentationen zu Ihren Kunden vernachlässigen – denn auch hierbei gilt „Ordnung ist das halbe Leben!“

Eintragung ins Transparenzregister ab 01.01.2020 vorgeschrieben

Seit 1. Januar 2020 sind Immobilienmakler zusätzlich verpflichtet sich in das Transparenzregister bei der FIU (Financial Intelligence Unit) einzutragen.

Diese Pflicht ist unabhängig von einem konkreten Verdacht, in das sich alle Unternehmen eintragen müssen, deren wirtschaftlich Berechtigter nicht aus dem elektronischen Handelsregister hervorgeht – in erster Linie juristische Personen wie GmbH oder AG.

Einzelkaufleute oder Gesellschaften bürgerlichen Rechts müssen sich dort nicht registrieren. Die Anmeldung erfolgt unter folgendem Link: https://goaml.fiu.bund.de/Home

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Seite der IHK-Köln unter folgendem Link:
https://www.ihk-koeln.de/upload/Hinweise_Transparenzregister_65840.pdf

Titelbild: ShotPrime Studio // shutterstock.com

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